Métodos efectivos en Home Office

Métodos efectivos en Home Office

Por Leslie Miranda


Hoy quiero presentarles una entrevista con el Lic. David Mejía, quien desarrolló un Sistema de Trabajo llamado Métodos Efectivos para Home Office y nos contará más acerca de ese “misterio” de trabajar hasta en tu propia casa.

Por favor dinos, ¿Qué es Home Office?

pueden trabajar de esta forma pero con métodos que nos ayuden a trabajar de una manera más efectiva y disfrutar las enormes ventajas que se tienen.

¿Cómo inició Home Office?

Esta forma de trabajar nace incluso antes de que el internet estuviera al alcance del público, se dice que fue en 1973 por un Señor llamado Jack Nilles y se aplicó para una Aseguradora.   Fue con el advenimiento y uso común del internet donde realmente empieza a cobrar relevancia. Una de las primeras empresas en implementarla en una gran empresa fue IBM en el año 2000 obteniendo el primer año ahorros por más de 100 millones de dólares.  Asimismo, en el año 2004 Best Buy en sus oficinas corporativas por ejemplo, implementó un método llamado ROWE (Result Only Work Environment), que significa Resultados Únicamente en Ambientes de Trabajo. Actualmente la gran mayoría de las trasnacionales tienen este tipo de trabajo en muchas áreas donde el Director puede estar en Nueva York, su colaborador en Inglaterra y la secretaria en La India.

Cuéntanos David ¿Cómo surge esta idea de tu parte para hacer de esto un curso?

Surge a partir de mi propia experiencia hace como 8 años cuando dejé de ir a la oficina porque invertía en promedio 2 horas para ir y regresar de mi trabajo mi casa.  Gradualmente descubrí una serie de programas informáticos que podía hacer muy efectivo mi trabajo sin importar si iba o no.  Desde entonces diseñé una serie de herramientas y métodos que empecé a utilizar y gradualmente ha ido cobrando forma a lo que es actualmente.

En México ¿Cómo ha sido la implementación de Home Office?

Considero que cada día hay más personas que trabajan desde su casa o un espacio remoto. En Europa y Estados Unidos es cada vez es más común encontrar Teleworkers o Teletrabajadores en un café como Starbucks.  Se calcula que aprox. en el año 2020, la mitad de la gente que trabaja actualmente en oficinas va a trabajar vía remota.  Pero yo creo que en México todavía estamos un tanto distante de eso.

¿Qué razones existen?

Básicamente es una cuestión cultural; veo que en México todavía hay ciertas resistencias especialmente en el Gobierno que, aunque ya han empezado con programas de esta naturaleza todavía no se sabe trabajar de esta forma.

¿En dónde NO se podría aplicar Home Office?

No podría aplicarse en aquellas actividades donde necesariamente el individuo tiene que estar físicamente ahí o bien el resultado sería muy deficiente. Por ejemplo, una enfermera, un vendedor de tienda, un ejecutivo de mostrador, etc.  Tampoco se recomienda para algunas áreas donde haya la necesidad de una supervisión estrecha con los empleados o bien donde se maneje información o activos de mucho valor.

Por la cultura, mucha gente prefiere ir a la oficina aun cuando tenga todos los beneficios. Pero eso es algo que gradualmente las personas están aceptando y adaptándose.

¿Qué beneficios aporta Home Office?

Según la persona y actividad y empresa; por ejemplo.  Una persona que gasta todos los días 2 horas de ida y 2 horas de regreso de su trabajo está ahorrando 4 horas diarias, lo que se traduce que en 5 días se habrá ahorrado 20 horas más el ahorro de gasolina o pasajes y el estrés que genera esto. Si agregamos además que el tiempo gastado puede ser dedicado a la familia o pareja o algún hobbie u otra actividad, eso no tiene precio.

Sin embargo, en general, algunos estudios como el libro el ABC del Teletrabajo en Colombia, indican que la productividad mejora en un 23%, existe un 72% de preferencia laboral por este sistema, se reduce hasta en un 63% el ausentismo y por supuesto la reducción de costos en la oficina impacta en un 18%.

¿Cómo se trabaja en Home Office?

No hay una sola forma, lo más importante son los Resultados a la vez que se desarrolla un ambiente laboral propicio. 

En mi experiencia se debe fortalecer 5 aspectos:

  1. Dominio personal
  2. Dominio de Espacio y Ambiente
  3. Dominio de los Procesos y Entregables
  4. Dominio de la Tecnología y Telecomunicaciones
  5. Dominio del Liderazgo y Equipos de Trabajo Remoto

¿Qué significa cada Dominio?

Por Dominio personal entendemos al fortalecimiento de la disciplina, los valores así como tu forma de auto-gestionarse en el tiempo, etc. Es decir, todas las características que debes observar como persona para dar resultados.

Por Dominio de Espacio y Ambiente. Se entiende la integración de condiciones para poder trabajar desde tu espacio, sin que sea limitativo, para que en un dado caso puedas llevarte tu computadora y trabajar desde otra oficina.

En el Dominio de los Procesos y Entregables, se refiere al CÓMO se deben hacer las cosas para entregar los compromisos. Esto incluye comprender las necesidades de tus clientes y proveedores internos o externos.

Por Dominio de la tecnología y telecomunicaciones, se refiere al hardware y software que requieres para trabajar y sin olvidarnos de los protocolos de seguridad.

Sobre el Dominio de Liderazgo y Equipos de Trabajo Remoto, se refiere a un cúmulo de habilidades que deben desarrollarse para hacer efectivo el trabajo consigo mismo y los demás trabajando vía remota.  Esto incluye: Comunicación, Coordinación, Visión, Reglas, Acuerdos, etc.

Cuantos más participantes integrados existan trabajando en Home Office, se hace más evidente el dominio de estas 5 áreas.

¿Qué le recomendarías a un empleado que quisiera trabajar desde su casa, pero no lo dejan en su organización?

En principio se trata de un beneficio MUTUO para las dos partes: el jefe y el empleado.  NO hay favores, es una forma de trabajar negociando en un ganar-ganar. Atendiendo la pregunta, consiste en integrar a varias personas de la oficina para venderle la idea al Jefe sobre esta posibilidad y ofrecerlo para llevarlo a cabo de forma GRADUAL, es decir un día a la semana después serán 2 y así sucesivamente,

Si el Jefe no está convencido de los beneficios y la gente que trabaja no es productiva, la idea no prosperará.  ¿Qué sucede si no está convencido y lo acepta “a medias”?, r= cualquier error o falla va a decir: “se los dije, esto no funciona, regresamos a la antigua”.  Por lo tanto, el respaldo de la Dirección debe ser de muy alto compromiso y convencido de que SI es posible obtener los beneficios que mencionamos.

¿Esto significa que en una empresa para implementarlo se requiere tener gente muy comprometida con la organización?

¡Por supuesto! El trabajador remoto o teletrabajador y los líderes que lo implementan requieren de mucha MADUREZ para saber guiarse sólo y mantener la confianza de su jefe y de su equipo.  Al principio hay un “shock” o choque cultural porque muchas veces la gente ya estaba acostumbrada a ver a sus amigos, a su rutina, etc.  Por lo tanto, yo sugiero que la implementación sea gradual y muy sensible a los ajustes, así como también hacerlo de manera voluntaria. Conforme esta resistencia vaya cediendo entonces las personas van a “evangelizar” la nueva cultura de trabajo y con ello el proceso de aprendizaje va siendo más efectivo.

¿Cómo se podría implementar en toda una organización?

La respuesta es muy amplia, pero te diría que antes hay que determinar las implicaciones y retos a superar, pero ante todo la implementación debe ser controlada y guiada y debe empezarse por crear consenso, capacitación, elección de un área modelo, negociaciones, protocolos, etc.  Naturalmente la gente o colaboradores tiene que poner mucho de su parte porque ellos también son importantes beneficiarios de esta metodología.

Todo esto suena un proceso largo y complicado. ¿Así lo es?

No, al menos no necesariamente.  Se puede hacer con una planeación básica y en una semana implementarlo. Todo depende de la resistencia y la voluntad de desearlo así como el Espirítu de Equipo y el liderazgo que se detente. 

¿Pueden eliminarse las reuniones presenciales?

No es recomendable eliminarlas por completo ni quitar una regla básica: La prioridad del tiempo de laboral es la organización, o el resultado si uno no tiene la organización.  Por ejemplo, puedo hacer una cita con un amigo porque no hay nada urgente; pero si hay un Código Rojo (parte del protocolo) entonces debo cancelar mi cita agendada y acudir a la reunión que me solicitan en el menor tiempo posible.  Si es código amarillo (por ejemplo) me conecto vía internet a una videoconferencia y puedo no cancelar mi cita. Etc. Este uso de códigos se usa para uniformar una misma comunicación y que todos estemos enterados.

Con este antecedente, te comento que NO es recomendable eliminar las reuniones y se pueden organizar reuniones periódicas según prioridades y estas reuniones deben tener un alto contenido de contacto personal y no se vuelva un ambiente de robots.

Si yo tengo hijos, espos@, perros, etc. y no puedo trabajar en mi casa ¿Qué puedo hacer?

Hay diversas respuestas, empezando por imponer reglas en casa como el manejo de interrupciones. Si es difícil controlar el ambiente, puedes optar por ir a trabajar a la casa de un familiar, amistad, un café, etc. o si tu economía lo permite a algún centro de Co-working.  Esta es la parte donde el colaborador resuelve su adaptación y gozar de la libertad que permite esta forma de trabajo y si por la razón que sea no puede, en la última instancia entonces habrá que regresar a trabajar de la manera habitual. Breadcrumbs settings

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Básicamente es un nombre genérico donde las personas pueden trabajar desde su casa vía remota gracias a herramientas como internet, computadora, celular.  El enfoque que tenemos es que muchas personas pueden trabajar de esta forma pero con métodos que nos ayuden a trabajar de una manera más efectiva y disfrutar las enormes ventajas que se tienen.

¿Cómo inició Home Office?

Esta forma de trabajar nace incluso antes de que el internet estuviera al alcance del público, se dice que fue en 1973 por un Señor llamado Jack Nilles y se aplicó para una Aseguradora.   Fue con el advenimiento y uso común del internet donde realmente empieza a cobrar relevancia. Una de las primeras empresas en implementarla en una gran empresa fue IBM en el año 2000 obteniendo el primer año ahorros por más de 100 millones de dólares.  Asimismo, en el año 2004 Best Buy en sus oficinas corporativas por ejemplo, implementó un método llamado ROWE (Result Only Work Environment), que significa Resultados Únicamente en Ambientes de Trabajo. Actualmente la gran mayoría de las trasnacionales tienen este tipo de trabajo en muchas áreas donde el Director puede estar en Nueva York, su colaborador en Inglaterra y la secretaria en La India.

Cuéntanos David ¿Cómo surge esta idea de tu parte para hacer de esto un curso?

Surge a partir de mi propia experiencia hace como 8 años cuando dejé de ir a la oficina porque invertía en promedio 2 horas para ir y regresar de mi trabajo mi casa.  Gradualmente descubrí una serie de programas informáticos que podía hacer muy efectivo mi trabajo sin importar si iba o no.  Desde entonces diseñé una serie de herramientas y métodos que empecé a utilizar y gradualmente ha ido cobrando forma a lo que es actualmente.

En México ¿Cómo ha sido la implementación de Home Office?

Considero que cada día hay más personas que trabajan desde su casa o un espacio remoto. En Europa y Estados Unidos es cada vez es más común encontrar Teleworkers o Teletrabajadores en un café como Starbucks.  Se calcula que aprox. en el año 2020, la mitad de la gente que trabaja actualmente en oficinas va a trabajar vía remota.  Pero yo creo que en México todavía estamos un tanto distante de eso.

¿Qué razones existen?

Básicamente es una cuestión cultural; veo que en México todavía hay ciertas resistencias especialmente en el Gobierno que, aunque ya han empezado con programas de esta naturaleza todavía no se sabe trabajar de esta forma.

¿En dónde NO se podría aplicar Home Office?

No podría aplicarse en aquellas actividades donde necesariamente el individuo tiene que estar físicamente ahí o bien el resultado sería muy deficiente. Por ejemplo, una enfermera, un vendedor de tienda, un ejecutivo de mostrador, etc.  Tampoco se recomienda para algunas áreas donde haya la necesidad de una supervisión estrecha con los empleados o bien donde se maneje información o activos de mucho valor.

Por la cultura, mucha gente prefiere ir a la oficina aun cuando tenga todos los beneficios. Pero eso es algo que gradualmente las personas están aceptando y adaptándose.

¿Qué beneficios aporta Home Office?

Según la persona y actividad y empresa; por ejemplo.  Una persona que gasta todos los días 2 horas de ida y 2 horas de regreso de su trabajo está ahorrando 4 horas diarias, lo que se traduce que en 5 días se habrá ahorrado 20 horas más el ahorro de gasolina o pasajes y el estrés que genera esto. Si agregamos además que el tiempo gastado puede ser dedicado a la familia o pareja o algún hobbie u otra actividad, eso no tiene precio.

Sin embargo, en general, algunos estudios como el libro el ABC del Teletrabajo en Colombia, indican que la productividad mejora en un 23%, existe un 72% de preferencia laboral por este sistema, se reduce hasta en un 63% el ausentismo y por supuesto la reducción de costos en la oficina impacta en un 18%.

¿Cómo se trabaja en Home Office?

No hay una sola forma, lo más importante son los Resultados a la vez que se desarrolla un ambiente laboral propicio. 

En mi experiencia se debe fortalecer 5 aspectos:

  1. Dominio personal
  2. Dominio de Espacio y Ambiente
  3. Dominio de los Procesos y Entregables
  4. Dominio de la Tecnología y Telecomunicaciones
  5. Dominio del Liderazgo y Equipos de Trabajo Remoto

¿Qué significa cada Dominio?

Por Dominio personal entendemos al fortalecimiento de la disciplina, los valores así como tu forma de auto-gestionarse en el tiempo, etc. Es decir, todas las características que debes observar como persona para dar resultados.

Por Dominio de Espacio y Ambiente. Se entiende la integración de condiciones para poder trabajar desde tu espacio, sin que sea limitativo, para que en un dado caso puedas llevarte tu computadora y trabajar desde otra oficina.

En el Dominio de los Procesos y Entregables, se refiere al CÓMO se deben hacer las cosas para entregar los compromisos. Esto incluye comprender las necesidades de tus clientes y proveedores internos o externos.

Por Dominio de la tecnología y telecomunicaciones, se refiere al hardware y software que requieres para trabajar y sin olvidarnos de los protocolos de seguridad.

Sobre el Dominio de Liderazgo y Equipos de Trabajo Remoto, se refiere a un cúmulo de habilidades que deben desarrollarse para hacer efectivo el trabajo consigo mismo y los demás trabajando vía remota.  Esto incluye: Comunicación, Coordinación, Visión, Reglas, Acuerdos, etc.

Cuantos más participantes integrados existan trabajando en Home Office, se hace más evidente el dominio de estas 5 áreas.

¿Qué le recomendarías a un empleado que quisiera trabajar desde su casa, pero no lo dejan en su organización?

En principio se trata de un beneficio MUTUO para las dos partes: el jefe y el empleado.  NO hay favores, es una forma de trabajar negociando en un ganar-ganar. Atendiendo la pregunta, consiste en integrar a varias personas de la oficina para venderle la idea al Jefe sobre esta posibilidad y ofrecerlo para llevarlo a cabo de forma GRADUAL, es decir un día a la semana después serán 2 y así sucesivamente,

Si el Jefe no está convencido de los beneficios y la gente que trabaja no es productiva, la idea no prosperará.  ¿Qué sucede si no está convencido y lo acepta “a medias”?, r= cualquier error o falla va a decir: “se los dije, esto no funciona, regresamos a la antigua”.  Por lo tanto, el respaldo de la Dirección debe ser de muy alto compromiso y convencido de que SI es posible obtener los beneficios que mencionamos.

¿Esto significa que en una empresa para implementarlo se requiere tener gente muy comprometida con la organización?

¡Por supuesto! El trabajador remoto o teletrabajador y los líderes que lo implementan requieren de mucha MADUREZ para saber guiarse sólo y mantener la confianza de su jefe y de su equipo.  Al principio hay un “shock” o choque cultural porque muchas veces la gente ya estaba acostumbrada a ver a sus amigos, a su rutina, etc.  Por lo tanto, yo sugiero que la implementación sea gradual y muy sensible a los ajustes, así como también hacerlo de manera voluntaria. Conforme esta resistencia vaya cediendo entonces las personas van a “evangelizar” la nueva cultura de trabajo y con ello el proceso de aprendizaje va siendo más efectivo.

¿Cómo se podría implementar en toda una organización?

La respuesta es muy amplia, pero te diría que antes hay que determinar las implicaciones y retos a superar, pero ante todo la implementación debe ser controlada y guiada y debe empezarse por crear consenso, capacitación, elección de un área modelo, negociaciones, protocolos, etc.  Naturalmente la gente o colaboradores tiene que poner mucho de su parte porque ellos también son importantes beneficiarios de esta metodología.

Todo esto suena un proceso largo y complicado. ¿Así lo es?

No, al menos no necesariamente.  Se puede hacer con una planeación básica y en una semana implementarlo. Todo depende de la resistencia y la voluntad de desearlo así como el Espirítu de Equipo y el liderazgo que se detente. 

¿Pueden eliminarse las reuniones presenciales?

No es recomendable eliminarlas por completo ni quitar una regla básica: La prioridad del tiempo de laboral es la organización, o el resultado si uno no tiene la organización.  Por ejemplo, puedo hacer una cita con un amigo porque no hay nada urgente; pero si hay un Código Rojo (parte del protocolo) entonces debo cancelar mi cita agendada y acudir a la reunión que me solicitan en el menor tiempo posible.  Si es código amarillo (por ejemplo) me conecto vía internet a una videoconferencia y puedo no cancelar mi cita. Etc. Este uso de códigos se usa para uniformar una misma comunicación y que todos estemos enterados.

Con este antecedente, te comento que NO es recomendable eliminar las reuniones y se pueden organizar reuniones periódicas según prioridades y estas reuniones deben tener un alto contenido de contacto personal y no se vuelva un ambiente de robots.

Si yo tengo hijos, espos@, perros, etc. y no puedo trabajar en mi casa ¿Qué puedo hacer?

Hay diversas respuestas, empezando por imponer reglas en casa como el manejo de interrupciones. Si es difícil controlar el ambiente, puedes optar por ir a trabajar a la casa de un familiar, amistad, un café, etc. o si tu economía lo permite a algún centro de Co-working.  Esta es la parte donde el colaborador resuelve su adaptación y gozar de la libertad que permite esta forma de trabajo y si por la razón que sea no puede, en la última instancia entonces habrá que regresar a trabajar de la manera habitual.

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